Biuro Obsługi Rachunkowej · Wrocław Krzyki
Księgowość zdalna dla firm, Wrocław Krzyki
Księgowość online i obsługa zdalna dla firm na Krzykach we Wrocławiu. Prowadzimy pełną księgowość, kadry, płace, ZUS w pełni cyfrowo. Bezpłatna, indywidualna wycena.
Prowadzisz firmę i nie masz czasu na dojazdy do biura z segregatorem faktur? Księgowość online rozwiązuje ten problem. Dokumenty przekazujesz elektronicznie, rozliczenia otrzymujesz cyfrowo, a swoją księgową znasz z imienia, mimo że rzadko widzicie się osobiście. Biuro Obsługi Rachunkowej sp. z o.o. ma siedzibę na wrocławskich Krzykach, przy ul. Jabłecznej 12, i obsługuje przedsiębiorców zdalnie, niezależnie od tego, czy prowadzą działalność w Gaju, w Ołtaszynie, czy po drugiej stronie Polski.
Ten model łączy dwie rzeczy, które zwykle wykluczają się nawzajem: wygodę pełnej obsługi cyfrowej oraz pewność, że za rozliczeniami stoi realne biuro z konkretnym adresem i telefonem. Poniżej opisujemy, jak to działa w praktyce, jak zabezpieczamy Twoje dane i jak wygląda współpraca od pierwszego kontaktu do comiesięcznej rutyny.
Na czym polega księgowość online i obsługa zdalna
Księgowość online to sposób prowadzenia rozliczeń, w którym cały obieg dokumentów i informacji odbywa się elektronicznie. Nie musisz osobiście przynosić faktur, drukować zestawień ani umawiać się na spotkania w godzinach pracy urzędu. Skan faktury zrobiony telefonem wpada do wspólnego katalogu, a biuro księguje go bez Twojego udziału.
Program księgowy online a obsługa zdalna
Warto rozdzielić dwa pojęcia, które często się mylą:
- Program księgowy online to narzędzie, w którym prowadzi się ewidencję. Zwykle działa w przeglądarce i nie wymaga instalacji.
- Obsługa zdalna to sposób współpracy z biurem, w którym kontakt, przekazywanie dokumentów, a do tego przesyłanie rozliczeń odbywają się na odległość.
Możesz korzystać z obsługi zdalnej nawet wtedy, gdy sam nie logujesz się do żadnego programu. Wystarczy, że wrzucasz skany do uzgodnionego miejsca, a resztę robi księgowa. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie u jednoosobowych działalności oraz małych spółek, które nie chcą utrzymywać własnego działu finansowego.
Obsługa zdalna nie oznacza anonimowego, masowego rozliczania. Dostajesz opiekuna, który zna Twoją branżę, formę działalności, a do tego historię firmy. Różnica polega tylko na tym, że kontakt z nim prowadzisz przez telefon, pocztę elektroniczną, a do tego wspólny dysk. Jeśli chcesz porównać ten wariant z klasyczną obsługą stacjonarną, zajrzyj na stronę księgowość Krzyki, gdzie opisujemy pełen zakres usług.
W praktyce cały proces sprowadza się do kilku prostych nawyków po Twojej stronie. Robisz zdjęcie faktury zaraz po jej otrzymaniu, wrzucasz je do katalogu i o sprawie zapominasz. Reszta dzieje się bez Twojego udziału. Nie ma tu magii ani skomplikowanej technologii, którą trzeba by opanować. Jeśli potrafisz wysłać zdjęcie znajomemu, poradzisz sobie z przekazywaniem dokumentów do biura.
Dla kogo sprawdza się zdalna obsługa księgowości
Model online nie jest rozwiązaniem uniwersalnym dla poszczególnego w takim samym stopniu, ale sprawdza się w bardzo szerokiej grupie firm. Wskażemy, komu przynosi najwięcej korzyści.
Komu księgowość online przynosi korzyści
- Jednoosobowe działalności gospodarcze, które wystawiają umiarkowaną liczbę faktur i nie potrzebują codziennych spotkań. Dla nich obieg cyfrowy oznacza minimum formalności.
- Firmy usługowe i zdalne, prowadzone z domu albo z małego lokalu, bez własnej księgowości wewnętrznej.
- Przedsiębiorcy z napiętym grafikiem, którzy cenią możliwość dodania dokumentu po godzinach.
- Spółki rozliczane pełną księgowością, dla których liczy się terminowość i porządek w dokumentacji.
- Klienci spoza Wrocławia, którzy chcą korzystać z konkretnego biura, mimo że dzieli ich od niego kilkaset kilometrów.
Jeśli działasz w branży generującej dużą liczbę dokumentów papierowych albo lubisz omawiać sprawy na miejscu, model mieszany jest możliwy. Część spraw prowadzisz zdalnie, a na ważniejsze rozmowy umawiasz się w biurze na Krzykach. Nie zmuszamy nikogo do jednego sztywnego schematu.
Bezpieczeństwo danych w modelu online
Najczęstsza obawa przed przejściem na obieg cyfrowy dotyczy bezpieczeństwa. Faktury, listy płac, a do tego deklaracje zawierają dane wrażliwe, więc pytanie o ich ochronę jest w pełni uzasadnione. Odpowiadamy na nie konkretami.
Jak chronimy dokumenty i faktury online
Dane chronimy na kilku poziomach naraz:
- Szyfrowane połączenie przy każdym przesyłaniu plików. Dokumenty nie wędrują otwartym kanałem, do którego ktoś postronny mógłby zajrzeć.
- Kontrola dostępu: do Twojego katalogu ma wgląd wyłącznie przypisany opiekun i osoby, które muszą księgować Twoje dokumenty.
- Kopie zapasowe prowadzone regularnie, żeby awaria sprzętu nie oznaczała utraty ewidencji.
- Rozdzielenie danych klientów: dokumenty jednej firmy rzadko kiedy nie trafiają do katalogu innej.
- Umowa i klauzula poufności, które nakładają na biuro obowiązek ochrony informacji zgodnie z przepisami o danych osobowych.
Papierowy segregator wożony samochodem bywa mniej bezpieczny niż zaszyfrowany plik. Teczkę można zgubić, zalać albo zostawić w tramwaju. Prawidłowo prowadzony obieg elektroniczny zostawia ślad: widać, kto, a do tego kiedy dodał dokument oraz kiedy został on zaksięgowany. Ten porządek ułatwia też późniejsze odtworzenie historii, gdyby urząd poprosił o wyjaśnienia.
Osobno pilnujemy zgodności z wymogami sprawozdawczymi. Pliki JPK, deklaracje podatkowe, a do tego rozliczenia składkowe przygotowujemy tak, aby spełniały wymagania formalne, a jednocześnie były przechowywane w sposób odporny na przypadkowe usunięcie. Bezpieczeństwo to u nas nie hasło marketingowe, lecz element codziennej procedury.
Warto też pamiętać o Twojej roli w tym łańcuchu. Nawet najlepiej zabezpieczony obieg wymaga rozsądku po stronie użytkownika. Dlatego przy starcie współpracy podpowiadamy kilka prostych zasad: nie przesyłaj skanów przez przypadkowe komunikatory, korzystaj z uzgodnionego kanału i chroń dostęp do własnej poczty silnym hasłem. Te nawyki nic nie kosztują, a domykają obieg od strony, na którą biuro nie ma wpływu. Ochrona danych działa najlepiej wtedy, gdy obie strony traktują ją poważnie.
Nie przechowujemy Twoich dokumentów dłużej, niż wymagają tego przepisy. Dane finansowe podlegają obowiązkowi archiwizacji przez określony czas, a my ten okres znamy i respektujemy. Po jego upływie dokumentacja jest usuwana albo przekazywana zgodnie z Twoją dyspozycją. Masz więc pewność, że Twoje informacje nie krążą bez celu po serwerach.
Współpraca krok po kroku (zdalnie)
Wielu przedsiębiorców odkłada zmianę biura, bo wyobraża sobie skomplikowane wdrożenie. W modelu zdalnym start jest prostszy, niż się wydaje. Poniżej pokazujemy etapy współpracy, tak abyś wiedział, czego się spodziewać na każdym z nich.
| Etap | Co się dzieje | Co robisz Ty |
|---|---|---|
| 1. Rozmowa wstępna | Poznajemy Twoją firmę, formę działalności, a do tego zakres potrzeb | Dzwonisz lub piszesz, opisujesz sytuację |
| 2. Bezpłatna wycena | Przygotowujemy indywidualną ofertę dopasowaną do skali firmy | Akceptujesz warunki |
| 3. Umowa i pełnomocnictwa | Podpisujemy umowę i ustalamy zakres reprezentacji przed urzędami | Podpisujesz dokumenty zdalnie |
| 4. Konfiguracja obiegu | Ustalamy, gdzie wrzucasz skany, a do tego jak dostajesz rozliczenia | Dostajesz dostęp do wspólnego katalogu |
| 5. Comiesięczna obsługa | Księgujemy dokumenty, liczymy podatki, a przy tym składki, wysyłamy deklaracje | Wrzucasz faktury na bieżąco |
Cała procedura startowa zajmuje zwykle kilka dni roboczych. Najwięcej czasu pochłania zebranie dokumentów od poprzedniego biura, jeśli zmieniasz obsługę. Ten proces prowadzimy za Ciebie, dzięki pełnomocnictwu. Więcej o samej zmianie przeczytasz na stronie jak zmienić biuro księgowe.
Miesięczny cykl księgowości online
Po wdrożeniu współpraca wchodzi w spokojny rytm. Miesięczny cykl wygląda tak:
- Na bieżąco wrzucasz skany faktur sprzedażowych i kosztowych do uzgodnionego katalogu.
- Biuro księguje dokumenty i sygnalizuje ewentualne braki albo wątpliwości.
- Przed terminem otrzymujesz informację o wysokości podatku i składek do zapłaty.
- Deklaracje wysyłamy elektronicznie do właściwych urzędów.
- Komplet rozliczeń trafia do Ciebie w formie cyfrowej, gotowy do archiwizacji.
Nie musisz pamiętać o terminach. To biuro pilnuje kalendarza podatkowego i uprzedza Cię z wyprzedzeniem, żeby przelew do urzędu skarbowego czy do ZUS nie zaskoczył Cię w ostatniej chwili.
Zakres zdalnej obsługi księgowości
Model online nie zawęża usług. Zdalnie prowadzimy dokładnie to samo, co stacjonarnie, z pełnym zakresem obowiązków księgowych i kadrowych. Nasze biuro obsługuje przedsiębiorców w takich obszarach:
- Pełna księgowość: prowadzenie ksiąg handlowych dla spółek prawa handlowego oraz osobowych, wraz ze sprawozdaniami finansowymi. Szczegóły znajdziesz na stronie pełna księgowość i księgi handlowe.
- Podatkowa księga przychodów i rozchodów: uproszczona ewidencja dla jednoosobowych działalności i mniejszych podmiotów. Zobacz księgowość dla JDG.
- Kadry i płace: listy płac, umowy, dokumentacja pracownicza, a do tego rozliczenia składek. Opis usługi znajdziesz w dziale kadry i płace.
- Obsługa ZUS: zgłoszenia, deklaracje DRA, a do tego rozliczenia składkowe, a w razie potrzeby reprezentacja przed organem. Więcej na stronie obsługa ZUS.
- Reprezentacja przed urzędami: występujemy w Twoim imieniu przed US, ZUS, GUS na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
Rozliczenia podatkowe i ZUS w obsłudze online
Zdalnie realizujemy też rozliczenia podatkowe w cyklu miesięcznym i rocznym. Jeśli szukasz szczegółów co do PIT, VAT, a do tego innych zobowiązań, opisujemy je na stronie rozliczenia podatkowe. Dla firm, które chcą oddać całość spraw finansowych na zewnątrz, przygotowaliśmy osobny opis modelu outsourcingu księgowości.
Zakres dopasowujemy do etapu rozwoju firmy. Inaczej wygląda obsługa świeżo zarejestrowanej działalności, a inaczej spółki z kilkunastoma pracownikami. Jeśli dopiero startujesz, warto zajrzeć do sekcji księgowość dla nowej firmy, gdzie tłumaczymy pierwsze obowiązki przedsiębiorcy.
W obsłudze zdalnej mieści się bieżące doradztwo w granicach spraw księgowych. Kiedy zastanawiasz się, czy dany wydatek da się zaliczyć do kosztów albo jak rozliczyć nietypową transakcję, po prostu piszesz do opiekuna. Odpowiedź dostajesz tą samą drogą, którą przesyłasz dokumenty. Nie musisz umawiać wizyty tylko po to, żeby zadać jedno pytanie. Ta dostępność bywa ważniejsza od samej ceny, bo pozwala podejmować decyzje szybko i bez błędów formalnych.
Jak wygląda migracja z dotychczasowego biura
Zmiana obsługi to moment, którego wielu przedsiębiorców obawia się najbardziej. W modelu zdalnym przebiega ona spokojnie i w dużej części po naszej stronie. Przejmujemy formalności związane z przekazaniem dokumentacji, żebyś nie musiał prowadzić niezręcznych rozmów z poprzednim biurem.
Kroki migracji księgowości online
Typowa migracja obejmuje kilka kroków:
- Uzgodnienie momentu przejęcia, czyli od którego miesiąca prowadzimy Twoje rozliczenia.
- Zebranie dokumentacji za bieżący rok od dotychczasowego biura, na podstawie pełnomocnictwa.
- Weryfikację stanów otwarcia, żeby księgi zgadzały się co do złotówki na dzień przejęcia.
- Aktualizację pełnomocnictw w urzędach, dzięki czemu deklaracje wysyłamy już my.
Dobrym momentem na zmianę bywa początek roku albo początek kwartału, ale w praktyce przejmujemy klientów w dowolnym miesiącu. Jeśli obecna obsługa Cię zawodzi. Cały proces prowadzimy tak, żeby dla Twoich kontrahentów i urzędów przejście było niewidoczne. Rozliczenia wychodzą na czas, a Ty zajmujesz się firmą zamiast papierami.
Lokalne biuro na Krzykach a obsługa zdalna
Praca na odległość nie wyklucza lokalnej obecności. Wręcz przeciwnie, uważamy to za mocną stronę. Masz księgową dostępną przez internet, a jednocześnie realny adres, pod który możesz przyjechać, gdy zależy Ci na rozmowie twarzą w twarz. Siedziba przy ul. Jabłecznej 12 leży w dzielnicy Krzyki, w zasięgu osiedli Gaj, Borek, Ołtaszyn, Partynice, Tarnogaj.
Dlaczego adres ma znaczenie w modelu online? Bo lokalne biuro łatwiej sprawdzić i łatwiej mu zaufać:
- Znajdziesz nas w wizytówce Google i na mapach, z opiniami, a do tego godzinami otwarcia. Wpisując frazę w rodzaju „biuro rachunkowe Krzyki” trafiasz na firmę z konkretną lokalizacją.
- Widzisz numer KRS 0000537884 i dane rejestrowe spółki, więc weryfikacja wiarygodności zajmuje minutę.
- W razie potrzeby umawiasz się na spotkanie w biurze, bez rezygnacji z wygody obiegu cyfrowego.
Ta lokalna widoczność w wyszukiwarce i na Google Maps działa na Twoją korzyść z jeszcze jednego powodu. Firma widoczna w wynikach lokalnych zwykle dłużej działa na rynku i dba o reputację wśród sąsiadów z dzielnicy. Wybierając biuro z Krzyków, dostajesz obsługę zdalną bez utraty poczucia, że stoi za nią ktoś konkretny.
Obsługujemy oczywiście firmy spoza Wrocławia. Przedsiębiorca z Gdańska czy z Rzeszowa korzysta z tego samego obiegu dokumentów co klient z Gaju. Lokalny adres jest kotwicą zaufania.
Dla klienta z sąsiedztwa dochodzi jeszcze jedna wygoda. Kiedy potrzebujesz oddać oryginał dokumentu albo podpisać coś osobiście, biuro masz kilka minut drogi od domu czy firmy. Mieszkańcy Krzyków traktują to jako naturalne uzupełnienie obsługi cyfrowej. Nie musisz wybierać między nowoczesnym obiegiem a bliskim kontaktem, bo dostajesz jedno, a do tego drugie w tym samym miejscu.
Oszczędność czasu bez sztywnych godzin
Największą wartością modelu zdalnego jest czas, który odzyskujesz. Nie planujesz dnia wokół godzin otwarcia biura. Skan faktury wysyłasz wtedy, kiedy Ci pasuje, choćby wieczorem po zamknięciu firmy albo w niedzielę.
Porównanie dwóch modeli pokazuje różnicę najlepiej:
| Aspekt | Obsługa stacjonarna | Obsługa zdalna |
|---|---|---|
| Przekazanie dokumentów | Dojazd z segregatorem | Skan wrzucony z telefonu |
| Godziny kontaktu | W czasie pracy biura | Dokumenty dodajesz o dowolnej porze |
| Odbiór rozliczeń | Odbiór osobisty lub poczta | Plik cyfrowy od razu na dysku |
| Archiwizacja | Papier w segregatorach | Uporządkowane pliki elektroniczne |
Odzyskany czas przekłada się wprost na pieniądze. Godziny, które szłyby na dojazdy i porządkowanie papierów, przeznaczasz na to, co faktycznie zarabia w Twojej firmie. Biuro pracuje w godzinach pon.-pt. 8:00-16:00, ale Twój obieg dokumentów nie jest do tych godzin przywiązany. Ty wrzucasz materiały wtedy, kiedy je masz, a my księgujemy je w naszym rytmie i pilnujemy terminów.
Księgowość online bez sztywnych godzin
Obsługa zdalna zdejmuje z Ciebie drobne, powtarzalne czynności. Nie drukujesz nie wozisz dokumentów przez korki. Ten prosty efekt sumuje się przez cały rok w kilkadziesiąt odzyskanych godzin.
Brak sztywnych godzin nie oznacza, że zostajesz sam z problemem. W ważnych sprawach dodzwonisz się do biura w godzinach pracy, a mniej pilne pytania spokojnie załatwisz pocztą elektroniczną o dowolnej porze. Odpowiedź czeka na Ciebie, gdy tylko otworzysz skrzynkę. Ta elastyczność szczególnie doceniają osoby, które łączą prowadzenie firmy z etatem albo pracują w trybie, który trudno pogodzić z klasycznymi godzinami urzędowania. Dzięki niej księgowość przestaje być czynnością, którą trzeba wcisnąć w kalendarz. Staje się tłem, które działa samo, a Ty wracasz do niej tylko wtedy, gdy masz nowy dokument do przekazania.
Dla firmy rosnącej ten model skaluje się bez bólu. Kiedy zwiększasz liczbę faktur albo zatrudniasz pierwszego pracownika, obieg pozostaje taki sam, a zmienia się jedynie zakres pracy biura. Nie musisz szukać nowej obsługi ani zmieniać przyzwyczajeń.
Ile kosztuje księgowość online
Ceny obsługi zdalnej ustalamy indywidualnie, bo każda firma generuje inną liczbę dokumentów i ma inny zakres potrzeb. Nie stosujemy jednej sztywnej stawki dla wszystkich, ponieważ byłaby ona albo zawyżona dla małych podmiotów, albo nierealistyczna dla większych. Na wycenę wpływają przede wszystkim:
Od czego zależy cena księgowości online
- forma działalności (jednoosobowa działalność, spółka osobowa, spółka kapitałowa),
- liczba dokumentów księgowanych w miesiącu,
- zatrudnienie i związana z nim obsługa kadrowo-płacowa,
- status VAT oraz zakres rozliczeń podatkowych,
- dodatkowe usługi, na przykład reprezentacja przed urzędami.
Wycena jest indywidualna i bezpłatna. Opisujesz nam skalę firmy, a my przedstawiamy konkretną ofertę, bez ukrytych kosztów. Szczegóły modelu rozliczeń znajdziesz na stronie cennik księgowości. Model zdalny nie jest droższy od stacjonarnego. Zwykle bywa tańszy w utrzymaniu, bo eliminuje koszty papieru, dojazdów, a oprócz tego Twojego czasu.
Czy księgowość online jest bezpieczna?
Tak, przy zachowaniu właściwych procedur jest bezpieczniejsza niż obieg papierowy. Dokumenty przesyłamy szyfrowanym połączeniem, dostęp do katalogu ma wyłącznie przypisany opiekun, a całość obejmuje umowa z klauzulą poufności. Prowadzimy kopie zapasowe, więc awaria sprzętu nie grozi utratą ewidencji. Papierową teczkę można zgubić, a prawidłowo zabezpieczony plik zostawia czytelny ślad, kto, a do tego kiedy z niego korzystał.
Jak przekazać dokumenty online?
Najprościej robisz zdjęcie albo skan faktury i wrzucasz go do uzgodnionego katalogu na wspólnym dysku. Nie musisz niczego drukować ani opisywać. Po konfiguracji obiegu dostajesz jasną instrukcję, gdzie, a do tego w jakiej formie dodawać pliki. Możesz to robić z komputera albo z telefonu, o dowolnej porze. Jeśli wygodniej Ci przesyłać dokumenty pocztą elektroniczną taki wariant ustalimy na starcie.
Czy potrzebuję programu księgowego?
Nie musisz kupować ani instalować żadnego programu księgowego. Ewidencję prowadzi biuro w swoim systemie. Z Twojej strony wystarczy telefon lub komputer do robienia skanów i dostęp do internetu. Jeśli już korzystasz z jakiegoś narzędzia do wystawiania faktur, dopasujemy się do niego i ustalimy, jak przekazywać z niego dane. Wybór narzędzi zostawiamy po Twojej stronie, a obsługę bierzemy na siebie.
Kontakt
Chcesz przejść na wygodną obsługę zdalną albo po prostu porozmawiać o swojej sytuacji? Zadzwoń lub napisz, a przygotujemy bezpłatną, indywidualną wycenę dopasowaną do Twojej firmy.
- Biuro Obsługi Rachunkowej sp. z o.o.
- Adres: ul. Jabłeczna 12 lok. 1, 50-539 Wrocław (Krzyki)
- Telefon: 71 336 12 75 lub 512 398 350
- Godziny pracy: pon.-pt. 8:00-16:00
Więcej możliwości kontaktu znajdziesz na stronie kontakt. Jeśli chcesz najpierw poznać pełną ofertę biura, zacznij od strony głównej.